构建生鲜数字化ERP：采购管理

采购是企业的一个主要职能，而一个高效稳定的供应链需要一个强有力的采购部门支撑。那么该如何构建生鲜数字化ERP？本文对此进行了分析，一起来看看吧。

二、采购价管理

采购价管理可以分为采购询价和采购价维护，采购价维护是必要功能，采购询价是在某些向上管理（供应商管理）比较专业的公司会使用到，将询价和谈判过程线上化，降低采购腐败风险。

2.1 采购询价

采购询价顾名思义是向符合商品供应标准的供应商进行商品的询价，由供应商报出对应价格后，进行“货比三家”，最终选定需要采购商品的供应商和相应报价。

采购人员在创建询价单时，一般会包含商品信息，要求供应时间，期望供应量，供应地点和询价截止时间点，还可以选择参与报价供应商。

询价单在创建审核后，可以直接导出表格给对应供应商查看并线下收集报价反馈；也可以开放报价权限给供应商进行线上报价；还有一些供应商有系统集成能力的，可以开放接口给供应商进行对接，直接引入供应商系统中。在供应商均完成报价或到达报价截止时间点后，本次询价结束。

2.2 采购价维护

在进行采购询价后（线上/线下），如果要进行进一步的采购行为，需要先将采购价维护进系统中，便于进一步采购做单。采购价维护的几个场景通常为：

①新商品引入。

②供应商发生改变。

③采购价格发生变更。

④供应商返利等活动发生变更。

在确定需要维护采购价时，需要发起采购价维护的流程，在完成审批后更新采购价，同时作废掉相同日期内的已有采购价格。在多数情况下，一个商品可能存在不止一个供应商，同一供应商对于同一个商品也有不同的售卖策略，我们在设计时要尽量兼容这种情况，以实现采购成本最优。

2.2.1 采购维价单

采购在创建采购维护单时，一般会包含：业务线，仓库信息，商品信息，供应商报价信息（包含供应商，商品报价，有效日期，返点，阶梯策略）等。

生鲜行业中会涉及到不同区域的订单由不同仓库来进行履约，有些品类在采购时需要配送到不同的仓库，所以会存在部分商品在不同仓库下所选取的供应商和采购价均不同，可以通过在维护采购价时增加仓库选择来实现。

生鲜行业还会涉及到最新市场进价的获取，所以有些时候在既有供应商之外，还会留出部分采购比例给到市场，通过采购市场商品获取真实的行情价格。这时候，可以通过给供应商增加配比来实现，在采购时自动分配采购比例给到市场供应商。

除了采购单的审批之外，还可以适当增加一些采购价格监控，以防止价格录入错误且审批未发现造成较大损失的情况。可以在录入采购价时给出上次录入采购价做参考，也可以在商品维度设置价格容差，在新录入的采购价超出过往平均录入价格的容差时，进行二次确认等。

三、采购单据

在完成供应商数据维护、合同签订和采购询价、采购价维护后，要进行正常的企业事务开展，我们就要做采购单，向供应商将需求的服务/货物预定好，以便在预订的时间内到达，不影响业务的正常开展。

采购单据的生成一般有几种场景：

①手动创建：根据业务的需求进行手动创建，手动输入供应商、仓库、商品、采购数量等信息完成创建，比较灵活且常用。

②基于订单创建：生鲜行业中用到此场景的较多，有些不过仓商品（如热鲜白条、牛肉等）不在仓库存货，直接由工厂发往客户，采购不需要提前做单，系统自动根据销售单转采购单即可。

③自动创建：根据系统设置的安全库存阈值或需求计划来自动判断，触发后自动根据系统设定的规则生成采购单以及时补充库存。

3.1 采购订单创建

采购订单的信息主要包含：

①业务线：确定采购业务条线，若仅一条业务线可不加此选项。

②收货仓库：业务线下选择可收货仓库。

③期望送达日期：期望供应商送达日期，可提前安排仓库做好准备。

④供应商：指定已完成供应商准入和合同签订的供应商。

⑤商品信息：从当前供应商维护的允许采购商品中选择的商品编码、录入采购数量等信息。

⑥采购含税单价：代入已维护的供应商商品采购价格。

⑦采购金额：本次商品采购金额和采购订单总金额。

⑧发票类型：根据供应商信息带出。

除了一些关键信息之外，还可以增加采购员、采购组、备注、付款类型等字段。

3.2 采购订单流转

采购订单创建完成，审核通过后即开始采购订单的流转：

默认付款方式为供应商账期，如需要现结/分批打款，则在通知发货前需要有财务打款确认环节，由财确认打款后采购订单向下一环节流转。

3.3 采购入库单

一个采购订单默认对应一张收货入库单：

①一次性收货完成，则收货入库单“完成”，采购订单更新为“已完成”，将已收货验收的货物进行上架即可。

②仅完成部分收货，在收货入库单确认后，自动拆分出一张新的收货入库单（货物数量=采购订单需求数量-已收货确认商品数量，若为0则商品不再在新的收货单中展示），继续完成收货入库动作。每一次收货后，可以单独操作验收上架，将已验收货品进行上架，库存同步至中央库存系统，此时采购单据状态为“部分入库”。

③在“部分入库”下，若货物陆续收货完成，则采购订单状态更新为“已完成”；若货物后续不再收取或供应商无法继续完成履约，则可以关闭掉采购订单。此时会下中央库存系统下发关闭收货单的指令，若当前收货单没有在操作，则直接关闭成功，若当前收货单在操作，则完成收货动作时提示“已关单，无法收货”，避免收货入库。

采购订单完成后，会根据实际收货入库数量生成采购结算单，用于供应商结算。

四、采购退货

商品入库后，有些时候会因为存储不当/出库订单减少/客户退货等原因造成库存损坏或积压，需要退供应商的情况。这时通常需要采购和供应商沟通后，发起采购退货流程。

4.1 采购退货单创建

采购退货订单的信息主要包含：

①业务线：确定采购退货业务条线，若仅一条业务线可不加。

②出库仓库：业务线下选择退货出库仓库。

③是否关联原单：选择是否要关联采购单退货：

i：是，选择对应单据，自动带出单据中完成入库的商品，选择商品。

ii：否，不选择单据，直接选择当前出库仓库内有库存的商品。

④供应商：选择商品供应商。

⑤商品信息：选定仓库及供应商下的商品编码、商品名称、当前库存等信息。

⑥退供单价：默认取该供应商最近一次采购入库单价，可调整。

⑦退供数量：申请退货数量。

⑧退供金额：退货单价*退供数量。

除了一些关键信息之外，还可以增加退供原因、采购员、申请退货日期等字段。

4.2 采购退货订单流转

采购退货订单创建完成，审核通过后即开始采购退货订单的流转：

5.3 采购对账单

在将需要的采购结算单和费用单分别生成后，就可以做采购对账单了。采购对账单是和供应商对账的依据，一般包含：

①公司选择。

②供应商选择。

③对账期间。

④对账明细选择（包含对账期间内的采购结算单和费用单），可手动选取需要使用的单据。

⑤单据备注。

在完成创建后，同样需要对对账单进行审核确认，审核通过后，需要进行开票，后续多半为财务侧需要做的资金认领、挂账等操作，不再展开。对账完成后，这一个周期内和供应商的采购结算即完成了，可以进行下一周期的采购工作或者采购合同的重新签订等。

总结

“巧妇难为无米之炊”，采购是所有业务开展的起点，只有做好采购的管理，才能打造一个强而有力的供应链。在设计采购管理模块时，我们要充分结合采购常见的业务场景：供应商管理、采购维价、采购单据、采购退货、采购结算等，以“优秀的供应商管理、合适的采购成本、良好的采购质量及反采购腐败”为目标，进行采购全链路的搭建。

除了本文中拆解的采购模块之外，还有一个“采购计划”的内容没有讲到，通常包含需求预测和智能补货。通过系统策略驱动智能化采购。这块内容比较复杂，我的了解也没有很深，如果大家感兴趣，后面我尝试去拆解一下这块的内容。

上一篇文章也有提到，只有通过对商品、客户、供应商、仓库、组织和物流等多维度基础数据的深入理解和科学管理，企业才能在激烈的市场竞争中立于不败之地。我们已经进行了基础数据和采购模块的拆解，后面会陆续拆解订单、财务、库存、数据分析等关键模块，共同构建完整的数字化供应链体系，感兴趣的同学可以关注一下。

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