相关方管理：避免“关系窘境”的必备指南

在每天的工作中，我们都需要和各种各样的相关方进行互动，那么，怎么做好相关方管理，从而避免让自己陷入“关系窘境”？这篇文章里，作者做了一定的探讨和总结，一起来看看吧。

工作流程图：显示了在特定流程或项目中涉及的各个步骤和角色。通过分析工作流程，你可以确定那些在执行实际工作中起关键作用的操作性相关方。这可能包括项目经理、执行人员、协作伙伴等。

工作流程也有助于识别相关方之间的依赖关系。某些相关方可能需要在工作流程中的特定步骤中提供信息、资源或批准。这些相关方通常具有较高的依赖性，应特别关注。

2. 外部相关方

制定相关方地图：创造一份相关方地图，将所有可能的外部相关方标识出来。这个地图可以包括各种类型的相关方，如客户、供应商、合作伙伴、竞争对手、政府机构、非政府组织（NGO）等。

利益相关方分析：利用利益相关方分析来评估每个外部相关方的权力、影响力、利益和依赖程度。这有助于确定哪些相关方对你的组织或项目具有重要影响力。

3. 容易被忽视的相关方

尽管组织结构图和工作流程图有助于识别大多数相关方，但仍然有些相关方容易被忽视，包括：

• 间接相关方： 这些人可能不直接参与项目或工作，但他们的决策或行动可能对结果产生重大影响。例如，财务部门的审批人员可能在项目资金批准中发挥关键作用。
• 变动性相关方： 一些相关方的角色可能会随时间而变化，可能在项目的不同阶段扮演不同的角色。

这些变动性相关方需要在整个项目中得到适当的管理和沟通。为了避免忽视这些容易被忽视的相关方，建议在项目或工作的早期阶段进行细致的相关方分析，包括定期的更新以适应变化。

此外，保持开放的沟通渠道，以便容易被忽视的相关方可以随时提出问题或提供反馈。

4. 相关方登记册模板

二、进行相关方分析

在项目管理和组织管理中，识别、理解和有效管理相关方是确保项目或组织成功的关键要素之一。

相关方分析是一项重要的过程，旨在识别与项目或组织相关的各种相关方，并为他们定义角色和职责。在本章中，我们将深入探讨如何进行相关方分析，并介绍一些有用的工具和模型。这些工具将帮助你更好地了解相关方的需求、期望和影响，从而更有效地管理与他们的互动，以确保项目或组织的成功。

1. 工作分析

工作分析的输出可以包括一系列类似于工作的描述、工作环境的叙述、个人所要执行的活动的详细清单、所需要的人际关系技能清单，或者所需的培训、学历、证书等清单，工作分析也可以用于定义培训需求，编写一个工作职位所需的格式信息和支持绩效评估过程。

例如，当项目经理招聘了一个新的研发人员，那么他可以根据工作分析，来制定针对性的培养计划。

2. 人物分析

人物分析是一种创建相关方画像的方法，有助于更深入地了解他们的特点、需求和期望。 根据收集的信息，创建人物画像，包括相关方的名称、照片、特征、需求、期望、痛点和目标。分析需求和期望，确定每个人物的主要需求和期望，以便更好地满足他们的要求。

3. RACI 模型

RACI 模型是一种用于定义和澄清相关方在项目、任务或工作中的角色和职责的管理工具。RACI模型有助于消除角色和责任的混淆，确保每个相关方都了解他们在任务中的职责。这有助于提高工作效率、减少冲突并确保任务按照计划进行。

RACI 是一个缩写，代表了四个不同的角色分类，每个字母都代表一种角色：

1. R (Responsible) – 负责人： 这是执行具体任务或工作的相关方，他们负有直接的责任来完成工作。负责人通常是实际执行者，他们执行操作并确保任务按照计划完成。
2. A (Accountable) – 确定人： 确定人是决策者，有最终决定权，并对任务或工作的结果负有最终责任。他们不仅负责任务的完成，还对任务的质量和成果负有最终的监督和审批责任。通常只有一个确定人。
3. C (Consulted) – 协商人： 协商人是那些需要被咨询并提供反馈和建议的相关方，但不负有最终决策权。他们在任务的执行过程中提供意见和专业知识，但不直接参与操作。
4. I (Informed) – 通知人： 通知人是那些只需被通知任务或工作的进展和决策结果的相关方。他们不需要主动参与任务的执行，但需要了解任务的进展和结果。

4. 相关方矩阵

相关方矩阵是一种使用象限或矩阵来分析一组相关方的技术。X 轴和Y 轴标由产品团队选定用于分析的变量名称，例如：

• 影响。相关方会对产品需求产生多大影响。
• 冲击。解决方案一旦被实施，将对相关方产生多大的影响。

高影响/低冲击： 这个群体包括那些对解决方案影响不直接，但可能管理着受影响相关方的决策者。虽然他们可能会延后确定具体需求，但我们需要与他们保持开放的沟通，以获得他们的支持。

高影响/高冲击： 这是需求的关键来源，对项目有重大影响的相关方。我们需要分配足够的工作量来与他们密切合作，建立强大的伙伴关系和信任。

低影响/低冲击： 这个群体可能对项目不直接产生影响，但我们仍然需要确保他们的需求被适当考虑。他们的需求可能会在后期才被包含，需要监督以确保他们的关系不会随着项目变化而改变。

低影响/高冲击： 尽管这些相关方可能没有很大的权力，但他们代表了关键的需求来源。我们需要花时间了解他们的需求，确保与他们保持沟通，并解决他们关心的问题，即使他们由有权势的代表来表达。此外，他们可能代表那些可以适应项目变化的人。

三、制定相关方管理策略（案例实操）

这一章将深入探讨如何结合RACI模型和相关方矩阵，以及之前提到的相关方管理策略，来制定一个综合的相关方沟通和管理计划。我们将通过一个实际案例来演示如何应用这些概念。

1. 识别关键相关方我们考虑一个软件开发项目，目标是开发一款新的移动应用程序。

在这个案例中，关键相关方可能包括：

• 项目经理
• 开发团队
• 产品经理
• 市场部门
• 客户支持团队
• 最终用户

2. 应用RACI模型对于我们的移动应用项目，我们可以使用RACI模型如下：

• 项目经理（R）：负责整个项目的管理和决策。
• 开发团队（A）：负责实际的应用程序开发工作。
• 产品经理（C）：需要与开发团队协商需求和功能。
• 市场部门 （C）：需要提供市场信息和竞争情报。
• 客户支持团队（I）：需要了解应用程序以提供支持。
• 最终用户（I）：需要被通知项目进展和新功能。

3. 制定相关方管理策略

• 对于开发团队（A）：我们需要与他们建立密切的合作，提供所需资源和支持，并定期监督项目进展。
• 对于市场部门（C）：我们需要定期咨询他们，以获取市场反馈和竞争信息，确保产品符合市场需求。
• 对于最终用户（I）：我们需要定期通知他们关于新功能的信息，以确保他们了解应用程序的发展。

4. 制定沟通计划

我们可以制定一个每周项目会议的计划，邀请项目经理、开发团队、产品经理和市场部门参加，以确保信息共享和协调。我们还可以定期向最终用户发送电子邮件或应用内通知，告知他们新功能的发布和如何使用。对于客户支持团队，我们可以建立一个在线支持平台，以便他们随时获取应用程序的最新信息。

通过本文，我们学习了如何将相关方管理的各个方面结合起来，以确保所有相关方都能够有效地参与项目或组织，并达到共同的目标。

这个过程对于项目的成功执行和组织的顺利运营至关重要，可以提高相关方的满意度，并确保项目或组织取得良好的成果。在实际应用中，根据具体的项目或组织需求，可以进一步调整和完善相关方沟通和管理计划，以确保其最大化的效益。

参考：图片均来自网络

专栏作家

Olivia，微信公众号：Olivia是只产品汪，人人都是产品经理专栏作家。一个致力于分享加倍干燥专业干货的空想家。

本文原创发布于人人都是产品经理。未经许可，禁止转载。

题图来自 Unsplash，基于 CC0 协议

该文观点仅代表作者本人，人人都是产品经理平台仅提供信息存储空间服务。