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相信大家都接触过流程，流程能够让我们所做的事情井然有序，提高我们的效率。流程在一定程度上也可以被视为一种产品，为什么这么说？  比如： 很多公司，最初设立财务报销初衷是，让公司承担员工在公务上的费用支出。但实际操作中，大家都明白有些费用无法按照正常报销程序来处理。 有时，财务部门会采取一些解决方法，为各个部门设立一个小备用金池，或者允许员工自己先垫付费用，然后再通过收集各种购物凭证，来抵扣支出。 财务部门当然知道你确实是花了钱，但因为他们需要对公司财务程序负全责，所以，无论你采取什么措施，总之，只要有发票来证明都好说话，如果没有发票，就很麻烦。 这样发展下去，导致结果显然意见，大家围绕流程跑，更看重流程，而非工作本身。那么，这种按部就班、走程序的思维方式，难道真没有好处吗？ 不是的。 比如，你在工作中有个想法，给领导汇报，突然跑过去会占用他的时间，于是，他会说，你怎么想的，把细节写出来。 这并未因为他想看你写的文字稿，而是，一旦把东西落地成文件，他可以按照文件要求，知道找哪些人协助你，这也意味着，你的想法走入公司程序，而不是被忽略了。 反之，你突然跑过去找他，他即便觉得挺好，关键也无法调动别人去帮你；即便能帮你，与你对接别人，你又要和另一个人讲一遍，是不是很麻烦？ 因此，一旦你接受按流程办事、规范程序思维，你就可以更好的在工作和生活中运用它。 就像： 有一份重要的快递丢了，不要马上给快递打电话，毕竟大部分人都知道，打给他们通常会得到不友好的态度，甚至避重就轻。 你应该直接联系邮政管理局，他们是负责监管快递业的部门。一旦你通过这个途径提出投诉，快递公司将卷入一系列复杂的程序，这也就意味着，你的问题更有可能被认真解决，会得到赔偿。 需要注意的是，如果问题只是小问题，可以商议解决，就没必要采取如此大的举措。 不过，我身边有一个比较狠的例子。前一段时间，我朋友家的宽带坏掉了，打官方电话报修3次，官方都没派人，他直接给工信部网站发了个电子邮件，把原委都说了清楚。 结果，没过两天，有人主动联系他，不仅维修师傅去了，负责那个区域的小领导也去了，吐槽说，“哎呀，你的一个电话，搞得上级要求我们必须处理，还要按照流程给他们反馈，修不好也要给理由”。 所以，面对生活，流程就是关键。 假设你有解决不了的事，大概率是没有走入这件事的系统中，找到那个系统，想办法与系统监管部门取得联系，你就能得到答案。 同理，一项工作也是这样。一旦进入系统，就会被固有模式推动，这是一个必然的结果，我见过很多高管经常说，“出了问题我很烦恼，就拍不到个人身上，怎么办“？在我看来，是流程的问题。一旦梳理清楚流程，问题和漏洞就会自然浮现出来。 03不过，从个人角度，我发现许多人将流程设计得过于繁琐，反而使工作更加繁重。 拿写作来说： 一些人使用各种笔记软件，比如Obsidian、Notion、Flomo等，这些软件具备各种高级功能。 他们往往会沉迷于软件各种设置，试图让每个段落、间距看起来更加完美。甚至，还会深入研究各种插件和拓展功能。 然而，过于关注这些细节，往往会让他们陷入无休止的微调和研究中，分散了注意力，导致创作进程被延迟；有时甚至会陷入与软件斗争中，而忘记了，真正应该专注于的内容创作本身。 可是，流程太粗糙也绝非好事。许多人在电脑中储存大量文件，包括工作文档、照片、音乐和视频。 如果没有建立明确的文件分类系统、规范的命名方式，那么，当再次查找这些文件时，就不得不花费大量时间，来浏览整个文件夹。 这实际上是一个整理问题，也是一个流程问题。 流程设计之所以非常具有挑战性的一个主要原因是「人是动态的」，通常情况下，我们倾向于根据需求、偏好来推进流程。然而，更明智的方式应该，以事情本身为基准，量化事情的标准，以事驱动流程的设计，才是更加有效和可持续的方法。这是我最大感悟。 04那么，我如何设置自己的工作理念、以及流程的呢？ 首先，安排日程，除非提前很久计划的大型事件，我通常不会提前预定突发性的小型行程。 例如： 如果有人突然问我：“智远，明天下午有时间吗？想喝杯咖啡谈谈某个事情。” 我会告诉他，现在没有安排，如果需要见面，我们可以随时见面，这个不预约小日程的想法来源一本书，叫《完美的混乱》（A Perfect Mess）。 这样做的原因在于，为了一件很小、立马可以行动的事情而占据一下午时间、是真划不来。我今年一直在用这个方法，并发现非常喜欢，这让我有更多时间专注做重要的事。 你也不用完全照做，关键要分辨清楚，哪些事情更重要，虽然有些事、听起来有趣，但并不值得牺牲更多时间。 其次，为更好地管理自己的日常事务，我只保留三个清单：一个是马上要做的，一个是要关注的，一个是稍后做的。
如果没有特别安排在三个清单之中的任务，我通常会忽略它们。但是，一旦有了任务，如何进行排序？或者说，怎么知道明天应该做什么？哪个优先？ 我有个习惯，每天睡前都会查看待办事项清单（To-Do List），从中挑选出明天最重要的3-5项，并将它们记录在备忘录中。 第二天，我会全身心投入到这些任务中，如果能够完成，次日，我会觉得非常有价值。当然，我也会在备忘录上写下一些，原本没有列入待办事项清单的事情。 这意味着，计划不一定能赶上生活的变化，有些事情今天没有计划，但它出现，且最终完成了。 比如： 突然见到一个朋友、获得一些额外的启发。这种方式让我觉得每一天都充实而多彩。 有时候，我一整天都很忙碌，回家后感觉非常疲惫，但又不太确定自己究竟做了些什么。这时，“非待办事项清单”恰巧帮我回想、确认当天的种种收获和成就。  很多人会说，遇到拖延问题怎么办？ 在我看来，要么问题太复杂难以面对，要么，身体在向我们发出信号，告诉你需要休息了。 我的策略是，干不动就不干了。该策略，被斯坦福大学的哲学教授约翰·佩里（John Perry）称为“结构化拖延”。 简单来说，当我不想去完成某项任务时，不应该浪费时间与拖延作斗争，而是，可以选择去做其他事情。要知道，大脑会自动根据任务的重要性，对它们进行排序。 然而，我们常常倾向于先处理那些相对不太重要的任务，以逃避那些更重要的任务，而事实上，这样做却使我完成了更多的工作。 我真不太喜欢整个上午都守在电脑前，因为以前的经验告诉我，长时间盯着屏幕，上午什么都做不出来。 因此，为了避免上午都在电脑前，我会选择去做其他事情，比如见朋友、处理一些非电脑工作，等到下午坐在电脑前，效率反而更高，这种调整缓解了我，每天工作时的焦虑感。 不过，我也有一些策略性的无能时刻。 例如： 对于那些虽然可以做，但不紧急的任务，我会故意选择不去做，或者故意将它们做得很糟糕。 等到下一次感到有足够动力和灵感时，再去接着做。这种做法，会更有动力和创造力，因为我不会被迫在不合适的时候完成任务。 就像参加一个训练营一样，我曾经拖延很长时间。虽然知道这是一个有益的项目，但我总是找各种理由推迟，然而上周，我突然感到了强烈的渴望，于是，决定行动了起来。 这种策略在工作场合也非常有效。 例如： 如果你的上级要求你撰写一个策划案，而你并不擅长这个领域，你可以选择不浪费太多时间，快速地完成任务，尽管质量可能并不高。 这样，你的上级会了解你的能力，如果有更适合你的任务，他就会考虑找其他人去做。 不过在其他任务上，你需要展现出出色的表现，以证明自己的能力。否则，就会被认为真无能，所以，这种策略在不同情境下灵活运用，会取得最佳效果。 值得一提的是，我经常会收到各种邀请，无论是社交活动、讲课、还是线上连麦直播。很多时候，我会发现自己在理性上觉得应该去参加，但内心真的不想去。 这会导致，我的安排充斥着那些我并不真心想做的事情，根据我的经验，要分辨是否真的想去做某事需要时间。 我认为关键在于，这件事是否让我感到激动，是否为我带来增值可能，如果是的话，那通常是我真正想参与的事情，如果不是，我就会选择不去做。这种方式，帮助我更好地管理日常，确保我投入到那些真正感兴趣的事情中。 总的来说做事，懂流程很重要。回过头来看，生活中任何一件，看上去井井有条的事，都遵循着一定规范流程，我们要理解这些流程，适应它，但也希望，你不要被它所束缚。 专栏作家 王智远，公众号：王智远，人人都是产品经理专栏作家。畅销书《复利思维》作者，互联网学者，左手科技互联网，右手个体认知成长。 本文原创发布于人人都是产品经理。未经许可，禁止转载。 题图来自Unsplash，基于 CC0 协议 该文观点仅代表作者本人，人人都是产品经理平台仅提供信息存储空间服务。 |
